Wie mache ich was?

1. Auf clubmin.ch «30 Tage gratis testen» wählen und Name, E-Mail und Passwort eingeben.
2. Den Link im Mail «E-Mail bestätigen» anklicken.
3. Während der Beta schalten wir neue Konten persönlich frei. Danach geht es mit «Verein erstellen» weiter.

1. In der Einrichtung die Karte «Dokumente hochladen» wählen.KI
2. Den Hinweis «Bevor es losgeht» lesen, bestätigen und «Weiter zum Upload» wählen. Damit gibst du die KI für alle Datenbereiche frei, ändern kannst du das später.
3. Den letzten Jahresabschluss (Bilanz und Erfolgsrechnung als PDF oder Foto) und die Mitgliederliste (PDF, Excel oder CSV) hochladen. Längere PDFs: mit «Seiten auswählen» höchstens 8 Seiten wählen.
4. «Dokumente analysieren». Die KI füllt Vereinsdaten, Mitgliederkategorien, Kontenplan und Eröffnungsbilanz vor, du prüfst jede Frage.
5. Mit «Weiter zu den Berichten» führt eine Tour durch Bilanz und Erfolgsrechnung. Zum Schluss «Kontenplan bestätigen».

1. In der Einrichtung «Schritt für Schritt» wählen. club'min fragt eine Frage nach der anderen: Name, Mitglieder, Kategorien und Beiträge, Bankverbindung für QR-Rechnungen, Kontenplan (Einfach, Detailliert oder Individuell), Geschäftsjahr.
2. Die Mitgliederliste lädst du als CSV hoch, der Import öffnet sich nach der Einrichtung.

1. «Einstellungen» → Reiter «Mitglieder» → «Person einladen».
2. E-Mail eingeben, «Rolle» wählen und «Einladen». Der Link gilt 7 Tage.

Rollen: «Owner» darf alles, auch den Verein löschen. «Admin» verwaltet alles ausser dem Löschen. «Revisor (nur lesen)» sieht Buchhaltung, Berichte, Belege und Kontakte, kann aber nichts ändern.

1. Benutzermenü oben rechts → «Verein wechseln».
2. Verein anklicken oder «Neuen Verein erstellen». Jeder Verein hat eigene Benutzer und eigene KI-Freigaben.

1. «Kontakte» → «Importieren». Erlaubt sind .csv und .xlsx (bis 10 MB und 5'000 Zeilen), die erste Zeile enthält die Spaltennamen.
2. In «Spalten» jede Spalte einem Feld zuordnen. Für eigene Felder gibt es «Neues Attribut erstellen». Mit KI kommt für unklare Spalten ein «KI-Vorschlag».KI, Freigabe «Kontakte»
3. «Übersicht» prüfen und importieren. Bestehende Kontakte werden aktualisiert, nicht doppelt angelegt.

1. «Kontakte» → «Neuer Kontakt», oder oben rechts «Schnellaktionen» (+) → «Neuen Kontakt erfassen».

1. Einmal festlegen: Buchhaltung → Verwaltung → «Produkte & Leistungen», je Mitgliederkategorie eine Leistung mit «Preis».
2. Buchhaltung → «Rechnungen» → «Beiträge an alle Mitglieder».
3. «Vorlage» und «Rechnungsdatum» wählen, dann «Kategorien» und «Kontakte». Kontakte ohne E-Mail sind markiert.
4. In der «Übersicht» «Fällig am» setzen und «Nach dem Beitragslauf direkt versenden» ankreuzen, dann die Rechnungen erstellen.
5. «Testmail senden» und danach «Jetzt … senden». Jede Rechnung geht als PDF mit QR-Zahlteil per Mail. Wer keine E-Mail hat, landet unter Kommunikation → «Offene Postsendungen» zum Drucken als «Sammel-PDF» oder «ZIP».

Rechnungsnummern vergibt club'min automatisch, zum Beispiel RE-2026-001.

1. «Schnellaktionen» → «Rechnung stellen», Art «Rechnung an Kontakt», dann «Rechnung erstellen».
2. Mit «Speichern und versenden …» geht sie per Mail. Das PDF findest du im Menü der Zeile unter «Rechnung (PDF) öffnen».

1. Im «club'min Assistent» schreiben, wer was zahlen soll.KI, Freigabe «Kontakte und Journaleinträge»
2. Die KI zeigt einen Vorschlag «Rechnung anlegen» bzw. «n Rechnungen anlegen». Erst dein Klick legt sie an. Versenden tut die KI nie selbst.

1. Im E-Banking den Kontoauszug als camt.053 (XML) herunterladen. CSV und Excel gehen auch.
2. Buchhaltung → «Journal» → «Import», oder «Rechnungen» → «Zahlungen importieren». Datei wählen, das «Bankkonto» erkennt club'min über die IBAN.
3. Unter «Prüfen» die Zeilen abhaken: einzeln «Bestätigen» oder «Alle … bestätigen». Zahlungen mit Rechnungsnummer sind schon zugeordnet. Für die übrigen kommen Vorschläge, mit KI auch für unbekannte Zahlungen.KI, Freigabe «Journaleinträge»
4. «n Buchungen importieren» auslösen. Erst jetzt wird gebucht, und bezahlte Rechnungen werden ausgeglichen.

1. Auf der ersten Seite des Imports unter «Bisherige Importe» → «Import stornieren».
2. club'min bucht alles zurück (Gegenbuchungen), nichts wird gelöscht. Ausgeglichene Rechnungen sind wieder offen.

1. «Journal» → «Neue Buchung»: Datum, «Buchungstext», «Soll», «Haben», «Betrag», dann «Speichern».
2. Unter «Belege» → «Beleg anhängen» ein PDF oder Foto anhängen (bis 10 MB). Auf dem Handy direkt «Foto aufnehmen».
3. Schneller: «Schnellaktionen» → «Schnellbuchung». Mit KI schlägt club'min Soll und Haben vor.KI, Freigabe «Journaleinträge»

1. Im «club'min Assistent» über «Kontoauszug/Beleg anhängen» ein PDF, Excel oder CSV anhängen.KI, Freigabe «Journaleinträge»
2. Die KI schlägt die Buchungen vor. Mit «Buchen» bestätigst du, der Beleg wird abgelegt.

1. «Schnellaktionen» → «Jahresabschluss».
2. Vier Fragen zu Abgrenzungen beantworten. Bei Unsicherheit hilft «Mit dem Assistenten durchgehen».KI, Freigabe «Journaleinträge»
3. Das Ergebnis prüfen, «Bestätigen» und «Jahr … abschliessen». Das Jahr ist jetzt «Provisorisch geschlossen», das neue Jahr ist angelegt und die Salden sind vorgetragen.
4. Nach der Generalversammlung «Gewinnverwendung buchen». Dann ist das Jahr «Geschlossen».

1. Buchhaltung → «Bericht» → Reiter «PDF»: Bilanz, Erfolgsrechnung, Budget, Revisionsbericht oder Journal auswählen und «PDF Berichte generieren».
2. Revisionsbericht: Reiter «Revisionsbericht», Vorlage «Standard» oder «Formell» wählen, Revisoren eintragen und «PDF exportieren».

1. «Geschäftsjahre» → «Als revidiert markieren» mit dem «Datum der Revision».
2. Der Abschluss ist danach unveränderbar, und unter Dateien → «Buchhaltung» liegt ein «Abschlusspaket» als PDF. Zurücknehmen geht mit «Revision aufheben».

1. «Einstellungen» → Reiter «club'min Assistent» → «KI & Datenschutz» (nur Admin und Owner).
2. «KI aktivieren», den Hinweis bestätigen und die Bereiche «Kontenplan und Saldo», «Journaleinträge» und «Kontakte» einzeln freigeben.
3. «KI deaktivieren» schaltet alles aus. Ohne KI funktioniert club'min vollständig.

Welche Daten an den KI-Anbieter Anthropic (USA) gehen, steht in der Datenschutzerklärung.

1. Journal und Kontakte: «Exportieren» → «Excel (.xlsx)» oder «CSV (.csv)».
2. Für die Aufbewahrung: unter «Dateien» das Jahresarchiv als ZIP mit Belegen, Rechnungen, Abschlusspaket und Buchungen.

1. Du kaufst das Jahresabo in der App. Es verlängert sich nicht von selbst.
2. Ohne Abo bleiben deine Daten erhalten. Du kannst sie lesen und exportieren, und nach dem Kauf geht es sofort weiter. Preise: clubmin.ch/#preise, Bedingungen: AGB.