Datenschutzerklärung

1. Wer verantwortlich ist

club'min
Andreas Wüscher
Quellenstrasse 22
8200 Schaffhausen
Schweiz

E-Mail: info@clubmin.ch, Telefon: +41 79 915 62 28

Diese Erklärung gilt für die Website clubmin.ch und für die App club'min unter app.clubmin.ch.

2. Wer wofür verantwortlich ist

• Dein Benutzerkonto und diese Website: Hier sind wir verantwortlich.
• Daten, die ein Verein in club'min erfasst (Mitglieder, Kontakte, Buchhaltung, Rechnungen, Dokumente): Verantwortlich ist der Verein. club'min bearbeitet diese Daten in seinem Auftrag und nur, um die App bereitzustellen. Mitglieder eines Vereins wenden sich mit Fragen zu ihren Daten an den Vorstand ihres Vereins.

3. Diese Website (clubmin.ch)

Server und Logdateien

Die Website liegt bei hosttech in der Schweiz. Beim Aufruf speichert der Server technisch nötige Angaben in Logdateien: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Seite, Browser und verweisende Seite. Das dient dem Betrieb und der Sicherheit. Wir werten die Logdateien nicht für Werbung aus.

Schrift und Inhalte

Schrift, Bilder und Programmcode liegen auf unserem eigenen Server. Einzige Ausnahme ist das Zählskript von Umami (siehe unten).

Besucherstatistik ohne Cookies

Wir zählen mit Umami (Umami Software, Inc., USA), wie viele Personen die Website besuchen, über welche Seite sie kommen (zum Beispiel Google, LinkedIn oder ChatGPT) und welche Knöpfe sie klicken, zum Beispiel «30 Tage gratis testen». Umami setzt keine Cookies und speichert keine IP-Adressen. Aus IP-Adresse und Browser bildet es eine Kennung, die täglich wechselt, damit ein Besuch nicht doppelt zählt. Daraus lässt sich keine Person bestimmen. Erfasst werden Seite, Herkunft, Land, Browser, Betriebssystem und Gerätetyp.

4. Die App club'min (app.clubmin.ch)

Benutzerkonto

• Name, E-Mail-Adresse und Passwort. Das Passwort speichern wir nur verschlüsselt (als Hash).
• Für die Anmeldung: Sitzungen mit IP-Adresse, Browser und Ablaufzeit.
• Während der Beta schalten wir neue Konten von Hand frei. Dafür sehen wir Name und E-Mail-Adresse der Person, die sich registriert.

Daten deines Vereins

• Verein: Name, Adresse, IBAN und QR-IBAN, Rechnungsangaben, auf Wunsch die Zugangsdaten zum eigenen Mailserver des Vereins.
• Mitglieder und Kontakte: Name, Vorname, E-Mail, Telefon, Adresse, Geburtsdatum, Mitglied seit, Funktion, Mitgliederkategorie und weitere Felder, die der Verein selbst festlegt. Änderungen an Kontakten werden mit Datum und Person protokolliert.
• Buchhaltung: Buchungen, Konten, Belege (PDF und Bilder), Rechnungen und Zahlungen, Abschlüsse und Revisionsberichte.
• Bankimport: Aus dem Kontoauszug (camt.053) übernehmen wir Datum, Betrag, Buchungstext, Gegenpartei und Referenz sowie die IBAN des eigenen Kontos. Die Datei selbst speichern wir nicht.
• Versand: Mails und Briefe, die der Verein verschickt, mit Zustellstatus.
• Dokumente, die der Verein hochlädt, sowie Aufgaben, Notizen und Rückmeldungen an uns.

Wo die Daten liegen

Die App, die Datenbank und alle hochgeladenen Dateien liegen auf einem Server von Hetzner Online GmbH in Deutschland, also in der EU. Wir nutzen keinen weiteren Cloud-Speicher. Deutschland hat nach dem Entscheid des Bundesrates einen angemessenen Datenschutz. Für 2027 planen wir den Umzug auf einen Server in der Schweiz. Einmal täglich sichern wir Datenbank und Dateien. Die Sicherungen liegen 14 Tage auf dem Server und verschlüsselt bei einem zweiten Anbieter in der Schweiz oder in Deutschland, dort höchstens 24 Monate.

E-Mail

Mails zur Anmeldung, zum Passwort, Einladungen und einzelne Rechnungen gehen über ein Postfach bei hosttech in der Schweiz. Rundmails und Sammelversände gehen über Brevo (Sendinblue SAS, Paris) mit Servern in der EU. Brevo erhält dafür Empfängeradresse, Betreff, Inhalt und Anhänge und meldet uns Zustellung und Rückläufer. Ein Verein kann stattdessen seinen eigenen Mailserver eintragen.

5. KI in club'min

club'min nutzt für KI-Funktionen Claude von Anthropic PBC, San Francisco, USA. Die KI ist freiwillig. Ohne KI funktioniert club'min vollständig, die Einrichtung geht auch Schritt für Schritt.

• Erst nach Freigabe: Daten gehen erst an Anthropic, wenn ein Admin des Vereins die KI-Hinweise bestätigt hat. Wir speichern, wer wann welche Fassung bestätigt hat.
• Pro Datenbereich: Grundsätzlich geht nur, was du selbst eingibst oder hochlädst. Die Bereiche «Kontenplan und Saldo», «Journaleinträge» und «Kontakte» gibt ein Admin einzeln frei. Wer den Verein mit KI einrichtet, gibt dabei alle Bereiche frei. Bei «Kontenplan und Saldo» gehen Kontonummer, Name, Art und Saldo an Anthropic. Bei «Journaleinträge» gehen Datum, Betrag, Buchungstext und Konten an Anthropic. Beim Bankimport zusätzlich die Gegenpartei (gekürzt) und die Referenz, nie die IBAN. Bei «Kontakte» gehen nur die Felder der Kontakte, nach denen gefragt wurde.
• Einrichtung mit KI: Die hochgeladene Jahresrechnung und die Mitgliederliste gehen zur Auswertung an Anthropic.
• Import von Kontakten: Zum Zuordnen der Spalten gehen die Spaltenüberschriften und einige Beispielwerte an Anthropic.
• Ausschalten: Ein Admin kann die KI jederzeit unter «Einstellungen → club'min Assistent → KI & Datenschutz» ausschalten. Bereits übermittelte Daten lassen sich nicht zurückholen.

Anthropic verwendet Daten aus der API nach seinen Geschäftsbedingungen nicht zum Trainieren seiner Modelle. Die Bekanntgabe in die USA stützen wir auf die Standardvertragsklauseln im Vertrag zur Auftragsbearbeitung mit Anthropic.

6. Alle Dienstleister auf einen Blick

Wir verkaufen keine Daten und geben sie nicht für Werbung weiter.

7. Cookies und Speicher im Browser

• App: Ein einziges Cookie für die Anmeldung (Sitzung). Keine Werbe- oder Tracking-Cookies.
• Speicher im Browser (localStorage): Einstellungen wie sichtbare Spalten oder Tastenkürzel. Ein angefangener Bankimport bleibt im Browser höchstens 7 Tage und wird beim Abmelden gelöscht, ohne IBAN und ohne Postadressen.
• Website: keine Cookies, auch nicht für die Besucherstatistik (siehe Abschnitt 3).

8. Wie lange wir Daten aufbewahren

• Benutzerkonto: bis du es löschst («Konto löschen» in deinem Profil). Die Daten des Vereins bleiben beim Verein.
• Verein: bis ein Owner den Verein löscht. Dann löschen wir alle Daten des Vereins sofort, aus den Sicherungen spätestens nach 24 Monaten.
• Kontakte: Gelöschte Kontakte liegen im Papierkorb, bis der Verein sie endgültig löscht. Mit dem Kontakt verschwindet auch sein Änderungsprotokoll.
• Dokumente: Der Papierkorb wird nach 30 Tagen automatisch geleert.
• Ende des Abos: Ohne Zahlung löschen wir nichts. Der Verein kann seine Daten weiter lesen und exportieren.

Geschäftsbücher und Belege muss der Verein nach Obligationenrecht 10 Jahre aufbewahren. Dafür gibt es pro Geschäftsjahr ein Jahresarchiv als ZIP sowie Exporte für Kontakte und Journal.

9. Sicherheit

• Verbindungen nur verschlüsselt (HTTPS).
• Passwörter nur als Hash, Anmeldung mit bestätigter E-Mail-Adresse.
• Die App lädt keine Inhalte von fremden Servern.
• In den Logdateien des Servers sind Zugangslinks maskiert.
• Jeder Verein sieht nur seine eigenen Daten. Rollen (Owner, Admin, Revisor) regeln, wer was ändern darf.

10. Deine Rechte

Du kannst Auskunft über deine Daten verlangen, falsche Daten berichtigen und Daten löschen lassen. Du kannst deine Daten in einem gängigen Format herausverlangen. Schreib dazu an info@clubmin.ch. Geht es um Daten, die ein Verein über dich erfasst hat, leiten wir deine Anfrage an den Verein weiter.

Du kannst dich ausserdem beim Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) beschweren: www.edoeb.admin.ch.

11. Änderungen

Wenn sich ändert, welche Dienste club'min nutzt, passen wir diese Erklärung an. Über wesentliche Änderungen informieren wir Benutzer der App per Mail. Es gilt die Fassung auf dieser Seite. Siehe auch die AGB.